Die Suche nach einer passenden Immobilie bzw. nach einer passenden Fläche für eine Ordination kann sich zu Beginn anfühlen, als wüsste man nicht so recht wie und wo man mit der Suche anfangen soll. In Online Inseraten auf Immobilienplattformen oder Zeitungsinseraten sind oft gewerbliche Flächen zu finden, die für ein klassisches Büro ideal geeignet erscheinen. Dennoch kann es durchaus schwer fallen, sich die eigene Ordination darin vorzustellen. Dieser Artikel soll Ihnen im Rahmen eines Step-by-Step Guides einen Überblick über die wichtigsten Aspekte der Ordinationssuche bieten und aufzeigen, auf welche Faktoren verstärkt das Augenmerk bei der Suche gelegt werden sollte.
Step 1 – Das Anforderungsprofil
Als ersten Schritt zu Beginn der Ordinationssuche empfehlen wir die Definition des Anforderungsprofils. Zu Beginn der Suche sollten Sie eine grobe Checkliste erstellen, welche Rahmenbedingungen Ihre Ordination zwingend erfüllen muss. Dies reicht von der Lage und Anbindung der Immobilie, bis hin zum monatlichen Budget sowie der geplanten Größe der Ordination. In diesem Schritt können wir gemeinsam mit Ihnen Ihr spezifisches Anforderungsprofil besprechen und erstellen. Dieses umfasst u.a.:
- potentielle Bezirke & Regionen: Abhängig davon, ob es sich bei der Ordination um eine Kassenpraxis oder eine Privatpraxis handeln soll, kann dies den potentiellen Suchradius in den einzelnen Regionen und Bezirken stark beeinflussen.
- Qualität und Art der Immobilie; Altbau oder Neubau
- Flächengröße der Ordination
- Anzahl der Ordinationsräume; v.a. wichtig im Hinblick auf notwendige Wasserabflüsse
- Monatliches Budget
Auf Basis des Anforderungsprofils erstellen wir eine Longlist mit möglichen Optionen und vergleichen diese Objekte in einer Bewertungsmatrix.
Step 2 – Die Gebäudeanalyse
Im Rahmen der Gebäudeanalyse stellen wir für Sie fest, welcher Eigentümer aktuell die von Ihnen bevorzugten Objekte vermietet. Wichtige Fragen in diesem Zusammenhang sind oft: Handelt es sich um einen institutionellen Eigentümer oder um einen Privateigentümer? Steht das Gebäude im Wohnungseigentum oder Miteigentum, gibt es eine Eigentümergemeinschaft oder gibt es einen Alleineigentümer? Diese Fragen sind vor allem im Zusammenhang mit tiefgreifenden Umbauarbeiten der Fläche, bzw. bei Umbauarbeiten, die auch die allgemeinen Teile einer Liegenschaft betreffen, wichtig (z.B.: Einbau einer Klimaanlage oder Lüftungsanlage). Ein weiterer wichtiger Aspekt der Gebäudeanalyse ist der barrierefreie Zugang zum Bestandgegenstand. Voraussetzungen hierfür sind beispielsweise, dass mindestens ein Eingang ohne bauliche Barrieren (Stufen, Türschwellen, usw.) erreichbar sein muss, der Zugang zur Ordination durch Personenaufzüge oder Rampen gewährleistet werden kann, etc.
Step 3 – Unechte Steuerbefreiung (USt.)
Seit dem Inkrafttreten des Stabilitätsgesetz von 2012 (StabG 2012) besteht bei der Vermietung an einen nicht zum Vorsteuerabzug berechtigten Mieter kein Optionsrecht mehr in die Regelbesteuerung. Der Vermieter ist daher in diesem Fall verpflichtet, den Mietgegenstand ohne USt. zu vermieten und darf selbst (anteilig) keinen Vorsteuerabzug mehr in Anspruch nehmen. Bei Vermietung an unecht umsatzsteuerbefreite Mieter, wie z.B. an Ärzte/Ärztinnen, kann dem Vermieter über den beschriebenen Verlust des Vorsteuerabzugs hinaus auch ein Vorsteuerschaden durch eine nachträgliche Vorsteuerkorrektur entstehen. Dennoch ist aber eine Vermietung an unecht USt-befreite Mieter möglich, sofern Steuerschäden und Steuerlatenzen durch den Mieter kompensiert werden. Im Zuge der Erstellung einer Longlist bzw. der Gebäudeanalyse klären wir mit den jeweiligen Vermietern ab, ob eine Vermietung an unecht umsatzsteuerbefreite Mieter möglich ist, und wenn ja zu welchen Konditionen. So können etwaige Probleme bereits in einem frühen Stadium ausgemerzt werden.
Step 4 – Technische Detailprüfung der Shortlist
Die durch die vorherigen Schritte identifizierten Objekte werden im Rahmen von Besichtigungsterminen vor Ort präsentiert. Nach einer ersten Besichtigungsrunde lassen sich in der Regel bereits 1-2 präferierte Objekte identifizieren, für die man im weiteren Verlauf mit der Detailprüfung startet. In diesem Schritt wird auch eine erste Entwurfsplanung der Ordination empfohlen, um festzustellen, ob sich das geplante Vorhaben in den jeweiligen Räumlichkeiten auch tatsächlich verwirklichen lässt. Hierzu empfehlen wir die Beauftragung eines Ordinationsplaners bzw. eines Architekten mit einschlägiger Expertise. Parallel zur Planung sollten auch die technischen Voraussetzungen geprüft werden: sind die Wasserabflüsse an allen benötigten Stellen realisierbar, wird eine Klimatisierung oder u.U. auch eine Lüftungsanlage benötigt?
Wir bereiten in dieser Phase alle benötigten Gebäudeinformationen auf und stehen für laufende Begehungen mit Architekten, dem Magistrat und/oder der Ärztekammer gerne für Sie zur Verfügung.
Step 5 – Vertragsgestaltung, Mietvertragsverhandlungen & Vertragsabschluss
Auf Basis der erstellten Ordinationsplanung können die benötigten Investitionen (Umbau-, Adaptierungskosten) durch Kostenschätzungen festgestellt werden. Gemeinsam mit Ihnen erarbeiten wir ein wirtschaftliches Gesamtpaket, welches im weiteren Verlauf mit dem Vermieter verhandelt wird. Das wirtschaftliche Gesamtpaket beinhaltet u.a. folgende Punkte
- Laufzeiten (befristete / unbefristete Mietverträge)
- Nettomietzins inkl. USt.-Kompensation
- Mieter-Incentives (mietfreie Monate, Ausbaukostenzuschuss durch den Vermieter)
- Kündigungsmodalitäten
Im Rahmen des Verhandlungsprozesses unterstützen wir Sie mit unserer Marktkenntnis und uns zur Verfügung stehenden Marktdaten (Marktberichte, Referenzwerte, Benchmarks etc.) Bei den Mietvertragsverhandlungen stehen wir Ihnen beratend und in der Rolle eines Mediators zur Seite und begleiten Sie so bis zum Vertragsabschluss.
Zu guter Letzt: Ausreichend Zeit!
Um die Ordinationssuche für Sie stressfreier und strukturierter zu gestalten empfehlen wir spezialisierte Immobilienmakler bereits in einer frühen Phase in Ihre Ordinationssuche miteinzubeziehen. Im gewerblichen Bereich arbeiten Büroimmobilienmakler sehr kooperativ zusammen. Wenn Sie uns als Leadmakler mit Ihrer Bürosuche beauftragen genießen sie den Vorteil, mit nur einer Ansprechperson Zugriff auf das Angebot des gesamten Wiener Büroimmobilienmarkt zu erlangen. Dadurch ersparen Sie sich die Kommunikation mit vielen verschiedenen Ansprechpartnern, denn diese übernehmen wir für Sie.
Der reguläre Anmietungsprozess eines Büros in der Größenordnung von ca. 200-300m² benötigt idR ca. 2-4 Monate. Der Anmietungsprozess bei Ordinationen kann auf Grund von detaillierteren technischen Prüfungen, u.U. Abstimmungen mit Behörden auch ca. 3-9 Monate dauern. Aus diesem Grund empfehlen wir Ihnen rechtzeitig mit Ihrer Ordinationssuche zu starten und Zeit einzuplanen.
Über EHL Immobilien
EHL Immobilien ist einer der führenden Immobiliendienstleister Österreichs und auf Gewerbe-, Investment-, und Wohnimmobilien spezialisiert. Das Spektrum reicht von Immobilienvermittlung über Immobilienbewertung, Liegenschaftsverwaltung, Baumanagement, Asset- und Center Management, Portfolio Management bis zu Market Research und Investmentberatung. Die exklusive Partnerschaft mit dem globalen Immobiliendienstleister BNP Paribas Real Estate sichert der EHL-Gruppe ein globales Netzwerk und Markt Know-how in 32 Ländern.
EHL Immobilien zählt in allen großen Marktsegmenten, insbesondere der Vermietung von Büros und Einzelhandelsimmobilien durch die Tochter EHL Gewerbeimmobilien GmbH (2020 voraussichtlich ca.125.000 m²) sowie der Vermittlung von Wohnungen (2020 voraussichtlich ca.1.300 Wohneinheiten Vermietung/Verkauf/Anlage) durch die Tochtergesellschaft EHL Wohnen GmbH zu den führenden Maklerunternehmen in Österreich. Darüber hinaus ist die Tochtergesellschaft EHL Investment Consulting GmbH mit einem Transaktionsvolumen von ca. EUR 1,16 Mrd. (entspricht einem Marktanteil von ca. 20 Prozent des Transaktionsvolumens) klarer Marktführer in Österreich. Weiters zählt die Tochter EHL Immobilien Management GmbH zu den führenden Verwaltungsgesellschaften Österreichs und die EHL Immobilien Bewertung GmbH ist die Nummer 1 im Bereich Immobilienbewertung.
Sollten Sie auf der Suche nach einer Ordination sein, stehen wir Ihnen sehr gerne jederzeit mit unserem Experten-Team beratend zur Verfügungen. Sie können uns unter folgenden Kontaktdaten gerne Ihre Suchparameter bzw. Fragen übermitteln: Thomas Schanda +43 1 512 76 90 710 | t.*******@eh*.at & Anna Zillner +43 1 512 76 90 713 | a.*******@eh*.at
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